内容証明郵便の書き方｜書式ルール・必要なもの・出し方

内容証明郵便とは何を証明してくれるのか？

郵便局は差し出された文書の謄本を保管し、同じ内容の文書が確かにその日に差し出されたことを証明します。相手が「そんな請求は受けていない」と言えなくなる、という点に価値がある郵便です。

一方で、内容証明そのものに支払いを強制する力はありません。相手が無視すれば、次は支払督促や少額訴訟といった裁判所の手続きを検討することになります。

配達されたことまで証明したい場合は、別途「配達証明」を付けます。実務では内容証明と配達証明をセットで使うのが一般的です。

内容証明の書式ルール（字数・行数）はどう決まっている？

• 使える文字は、仮名・漢字・数字。英字は氏名や商品名などの固有名詞に限って使えます。
• 句読点やかっこも1字として数えます。かっこは上と下でそれぞれ1字です。
• 文字を訂正するときは、欄外に「○字削除　○字加入」と書いて印を押します。
• 文書が2枚以上になるときは、ホチキス留めしてつづり目に契印を押します。

字数・行数の数え方は郵便局の窓口で1文字ずつ確認されます。1行でもオーバーしていると、その場で差し出しを断られます。

内容証明を出すのに何を準備すればいい？

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   文書を3通用意する

   受取人に送る1通、郵便局が保管する1通、自分の手元に残す1通。3通はまったく同じ内容にします。コピーでも問題ありません。

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   文書に差出人と受取人を書く

   本文の末尾に、差出人の住所・氏名と受取人の住所・氏名を記載します。封筒の宛名とこの記載が食い違っていると受け付けられません。

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   封筒を1枚用意する（封はしない）

   封筒には受取人と差出人の住所氏名を書きます。窓口で職員が中身と照合するため、封をしない状態で持ち込みます。

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   印鑑を持って行く

   訂正が見つかったときや契印が必要なときに使います。文書に押した印と同じものを持って行きます。

内容証明はどこの郵便局でも出せる？

郵便局へ行かずに差し出す方法として、オンラインで24時間受け付ける「e内容証明（電子内容証明）」もあります。Word形式の文書をアップロードして送る仕組みで、上限は5枚です。窓口の字数・行数ルールの代わりに、公式のWord様式に沿ったレイアウト条件が決められています。

内容証明の料金はいくらかかる？

料金は日本郵便の2024年10月改定後のものです。2枚目以降は内容証明加算が1枚ごとに290円加算されます。6枚以上になると重量が50gを超えて定形外になる場合があります。最新の料金は日本郵便の公式サイトでご確認ください。

窓口で受け付けてもらえない典型的なミスは？

• 句読点やかっこを字数に数え忘れて、1行が21字になっている。
• 本文末尾の差出人住所と、封筒に書いた差出人住所の番地表記が違う（「1-2-3」と「一丁目2番3号」など）。
• 3通のうち1通だけ後から手直しして、内容がずれている。
• 封筒に封をしてしまい、中身を確認できない。
• 会社宛なのに代表者名の記載がなく、宛先が特定できない。

内容証明を送った後はどうなる？

なお、支払いを求める催告として内容証明を送ると、その時点から6か月間は時効の完成が猶予されます（民法150条）。ただしこの猶予は繰り返し使えるものではないため、猶予期間のうちに次の手続きを取るかどうかを決める必要があります。